エーアイティ研究所 みなさん、普段の仕事でメールやスケジュール管理はどのようにされていますか？
メールはパソコンのOutlookで、スケジュールはスマホや手帳で、という会社も多いのではないでしょうか。
複数のツールを使うとどうしても使い勝手が異なったり、連携ができなかったりと不便な面もあります。
今回ご紹介するGoogleのビジネス向けサービス「Google Workspace（旧GSuite）」は、一つのサービスでメールからカレンダー、オンラインストレージなど様々なサービスが利用できるパッケージになったサービスです。
Google Workspaceとは
そもそもGoogleは、個人向けに同様のサービスを無償で提供もしていますが、よりビジネスで活用ができるように、独自ドメインでのメールの利用や社内でのカレンダーやデータの共有、更にセキュリティーの強化などビジネスに必要な機能が追加されているサービスが「Google Workspace」です。
Google Workspaceの機能
Google Workspaceでは、主要な機能としては5つのツールがパッケージされています。
同様の機能が個人向けにも提供されていますが、どれもビジネスに特化して、機能が強化されているのがポイントです。
Gmail
個人向けのGmailとは違い、メールアドレスとして「〇〇〇〇@会社名.co.jp」といった独自ドメインを利用できるのが特徴です。
会社のメールをスマホなどに転送されている方も多いと思います。そこでの難点が返信した際にスマホのメールアドレスからの返信になってしまうことがあります。
Gmailならば、スマホでGmailアプリをダウンロードして利用すれば、会社でのメール返信と同様に会社のメールアドレスでやり取りを行うことができます。
外出先や出張中、自宅と場所を選ばず仕事ができるスグレモノです。
Googleカレンダー
上司や同僚のカレンダーを自分のカレンダーに一緒に表示させることができます。
会議のスケジュール調整も簡単。参加者のスケジュール確認をして、会議の予定を決めて、招待を送るだけでスケジュール調整が可能です。
Googleドライブ
Business Starterプランでは、個人向けサービスの2倍の容量の30GB、Business Standardプランだとなんと2TBまで利用可能です。
さらにBusiness Standardプランでは、個人で使うドライブとチームで使うドライブを分けて管理することができるので、チーム内の情報共有が更にスムーズに行うことができます。
Googleドキュメント
複数の人で共有して同時編集が可能なことが特徴です。チャット機能を活用してそのドキュメントに対してのやり取りをオンラインで行うことも可能。
間違って変更をしても元に戻すことも簡単にできますので、プロジェクト内でのドキュメント共有に最適です。
Google Meet
Google Meetは、ビジネスに最適化されたビデオ会議ツールです。
どこにいてもチームメンバーとコミュニケーションを取れますので、移動の費用をかけることなく、お互いの顔を見ながら話し合うことができます。
また、オンラインでの商談にも大活躍。カレンダーから直接オンラインミーティングを追加したり、招待状を送ったりと便利な機能が満載です。
料金体系
Google Workspaceには、4つのプランがあります。
- 30GBのストレージを備えた「Bussiness Starterプラン」
- 2TBのストレージの「Bussiness Basic」プラン
- 5TBのストレージとセキュリティー機能が強化された「Bussiness Plus」プラン
- 大企業向けに機能強化された「Enterprise」プラン
各プランの月額料金はこのようになっています。
Google Workspaceのオススメ点
近年、話題になっている「働き方改革」。
そして、新型コロナウイルス感染症対策に伴う「在宅ワーク」「リモートワーク」。
限られた時間で仕事を行うには、外出中や出張中の移動時間、自宅でも会社でも社内と同じ情報が見れることが必要です。
外出先で職場と同じようにメールを使うには、どこでも会社のドメインでメールの送受信ができるGmailがオススメです。
中にはスマホの標準メールアプリで会社メールを送受信できるようにしている方もいるから大丈夫という方もいるかと思います。
しかし、その場合、外出先でスマホでメールを読んだとしても会社でパソコンでメールチェックをすると既読になっていないから、もう一度開かないといけない。。。こんなことはないでしょうか？
Gmailを使えば、スマホのGmailアプリで読んだメールは、仕事場のパソコンでも既読になりますので、メールチェックの時間削減に大きく貢献してくれます。
会社のPCに保存している見積もり書などを出張中にどうしても確認したい。こんなことはないでしょうか。
Googleドライブならば、それが可能です。
また、社外に大きなデータをメールで送るときに容量オーバーで困ることはないでしょうか。
Googleドライブならば、社外の取引先との共有フォルダを作成して、メールでは送りにくい大きな容量のデータも共有することが可能です。社外とのやり取りの効率化に貢献してくれます。
社内の打ち合わせなどの予定、Googleカレンダーならば簡単に決めることができます。
社内のメンバーのカレンダーをお互いに見ることができますので、いちいち口頭で確認することなくスケジュール調整が可能です。
また、会議の予定を共有すれば、自動的に相手に会議への招待として通知が届きます。
社内のスケジュール調整の時間削減に貢献します。また、本支店など離れた場所での打ち合わせもハングアウトMeetでWeb会議が可能です。
お互いの顔を見ながら打ち合わせができることはもちろん、パソコンの画面の共有も可能ですので、自分のパソコンで開いている資料を相手のパソコンの画面上に表示することができます。電話だけでは難しい、プレゼンテーションにも効果を発揮します。
まとめ
いろいろ便利な機能が盛りだくさんの「Google Workspace」。
しかし、このようなツールは実際に使ってみるのが一番効果を実感いただけると思います。
Google Workspaceだと、14日間の無料体験ができます。
もちろんその後に勝手に課金されるようなことはありません。
手軽に試すことができますので、ぜひ一度無料体験を申し込んでみてください。
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